דלגו לתוכן

תיק שמתקדם לבד, ולקוח שתמיד יודע מה חסר

Zapidly מנהלת בשבילכם את התקשורת עם לקוחות המשרד בוואטסאפ: מבקשת את המסמכים הנכונים בכל שלב, מזכירה, עונה על שאלות כלליות ומעבירה אליכם רק את מה שדורש החלטה של איש מקצוע.

לתיאום הדגמהאיך זה עובד בתיק אחד
  • איסוף מסמכים לפי סוג תיק
  • WhatsApp Business של המשרד
  • אישור ודחייה במשרד
  • סנכרון לעודכנית, קליגל או Law One

משרד עו״ד · נזיקין

מענה אוטומטי

ממתין לאישור

תעודה רפואית ראשונה

דנה כהן · תאונת עבודה

אישורבקשת השלמה

היום לעומת מחר

איפה הזמן של המשרד הולך היום

  • רדיפה אחרי מסמכים

    היום

    מנהלת המשרד מתקשרת, שולחת וואטסאפ מהטלפון האישי, מחכה, ומתקשרת שוב. כל תיק, כל שבוע.

    עם Zapidly

    כל סוג תיק מגיע עם רשימת מסמכים ושלבים מוגדרים. הבקשות והתזכורות יוצאות לבד, מהמספר של המשרד.

  • מידע מפוזר בין מערכות

    היום

    אקסל אחד, תיקייה בדרייב, מערכת ניהול המשרד וכמה קבוצות וואטסאפ. אין מקום אחד שאומר מה ממתין למי.

    עם Zapidly

    מסך אחד לכל התיקים: באיזה שלב כל תיק, כמה מסמכים חסרים ומתי הייתה הפעולה האחרונה מול הלקוח.

  • אותן שאלות, שוב ושוב

    היום

    ״קיבלתם את המסמך?״, ״מה עוד חסר?״, ״איפה התיק עומד?״. כל שאלה כזאת עוצרת עבודה מקצועית.

    עם Zapidly

    הלקוח מקבל תשובה מיידית בוואטסאפ על סטטוס ושאלות כלליות. שאלה משפטית עוברת אליכם, עם כל ההקשר.

  • תיקים שנמרחים

    היום

    מסמך שהגיע חלקי מתגלה אחרי שבועיים, והתיק מחכה. משך הטיפול מתארך בגלל בירוקרטיה, לא בגלל המשפט.

    עם Zapidly

    מסמך נבדק ברגע שהוא נכנס. דחייה עם סיבה חוזרת ללקוח אוטומטית, והתיק עובר שלב ברגע שהכול אושר.

התהליך

תיק אחד, מהפתיחה ועד הארכיון

ככה נראה מסלול של תיק במערכת. לחצו על שלב כדי לראות מה זז, ומי עושה מה.

01 / 08

מערכת המשרד
Zapidly
הלקוח
צוות המשרד

סנכרון

תיק חדש נמשך ממערכת המשרד: דנה כהן · תאונת עבודה

תיק לדוגמה

דנה כהן · תאונת עבודה

שלב: פתיחת תיק
  • טופס בל/250 מהמעסיקטרם נדרש
  • תעודה רפואית ראשונהטרם נדרש
  • תלושי שכר אחרוניםטרם נדרש

מה המשרד מקבל

מערכת אחת שכל המשרד עובד ממנה

חמישה מסכים, בלי עקומת למידה. מה שהיום מפוזר בין אקסל, דרייב וטלפונים, נמצא במקום אחד.

Zapidly · ניהול תיקים

תור העבודה היומי: מסמכים לאישור, שאלות מלקוחות, תיקים חדשים לשיוך ולקוחות שלא הגיבו אחרי כל התזכורות.

  • מסמך לאישור

    דנה כהן

    תעודה רפואית ראשונה · תאונת עבודה

    אישורהחזרה
  • שאלה מלקוח

    יוסי לוי

    ״האם צריך גם קבלות על נסיעות?״

    מענה
  • תיק חדש ממערכת המשרד

    מיכל אברהם

    תאונת דרכים · ממתין לשיוך

    שיוך
  • לא הגיב/ה

    אבי מזרחי

    3 תזכורות נשלחו · דורש שיחה

    סימון לטיפול

גבולות ברורים

הסוכן מנהל את התקשורת. ההחלטות נשארות אצלכם

בעבודה משפטית אין מקום לניחושים. לכן הגדרנו מראש מה הסוכן עושה, ומה הוא תמיד מעביר לאיש מקצוע.

מה הסוכן עושה

  • מסביר איזה מסמך נדרש ולמה
  • מאשר קבלה ומעדכן כשמסמך אושר
  • שולח תזכורות לפי המדיניות של המשרד
  • עונה על שאלות כלליות וסטטוס התיק

מה הוא לא עושה

  • לא נותן ייעוץ או מענה משפטי
  • לא מחווה דעה על התיק
  • לא מנתח את תוכן המסמכים
  • לא מאשר מסמך במקומכם

הרשאות ותיעוד

  • כניסה עם מיקרוסופט הארגוני

    רק עובדי המשרד נכנסים. עובד שעוזב מאבד גישה מיידית.

  • אימות זהות לפני העלאה

    התאמה בין הטלפון לתעודת הזהות הרשומה בתיק.

  • יומן פעולות שלא נמחק

    כל אישור, דחייה, הודעה וקובץ נרשמים עם שם המשתמש והשעה.

  • קבצים מוצפנים בענן

    גישה מוגבלת לעובדי המשרד, ושתי רמות הרשאה: מנהל משרד ומאשר מקצועי.

הערך למשרד

פחות בירוקרטיה, יותר עבודה משפטית

  • מנהלת המשרד משתחררת

    היקף העיסוק באיסוף מסמכים ובמענה על שאלות לגביהם יורד משמעותית. הזמן חוזר לעבודה שדורשת אדם.

  • לקוחות מרגישים מלווים

    מענה מיידי, הסבר ברור מה נדרש ולמה, ועדכון בכל התקדמות. מעטפת מקצועית שהלקוח מרגיש.

  • תמונת מצב אחת

    כלי אחד שבו רואים בבירור את מצב כל תיק ברמת איסוף המידע, בלי לשאול אף אחד.

  • תיקים שמתקדמים מהר יותר

    מסמך שנבדק ברגע שהגיע ובקשת השלמה שיוצאת מיד מקצרים את משך הטיפול הממוצע בתיק.

משלים את מערכת ניהול המשרד שלכם, עודכנית, קליגל או Law One, ולא מחליף אותה. ניהול שעות, גבייה וכל מה שכבר עובד שם, נשאר שם.

איך מתחילים

תהליך ממוקד, מהיר ושקוף

  1. 1

    איסוף ותיאום ציפיות

    ממפים יחד את סוגי התיקים, השלבים והמסמכים, ומסכמים מפרט.

  2. 2

    בנייה בשלבים

    אתם רואים התקדמות, נותנים פידבק, ואנחנו מתקנים בצורה ממוקדת.

  3. 3

    בדיקות מלאות

    המשרד מקבל מערכת שלמה ובודק את כל התהליכים, גם מול מספר טלפון זמני.

  4. 4

    עלייה לאוויר

    מחברים לסביבת הלקוחות האמיתית, וממשיכים ללוות כל בקשה והתאמה.

מה נצטרך מכם

  • שניים או שלושה סוגי תיקים לדוגמה, עם המסמכים והשלבים
  • סיוע בקבלת גישה לממשק של מערכת ניהול המשרד (עודכנית, קליגל או Law One)
  • איש קשר לאישור נוסחי הודעות ותהליכים
  • מספר וואטסאפ עסקי לחיבור, רק לפני העלייה לאוויר

שאלות נפוצות

שאלות נפוצות — משרדי עורכי דין

  • לא. הסוכן מנהל את התקשורת סביב התיק: מה נדרש, מה התקבל, מה הסטטוס. כל שאלה משפטית, חוות דעת או החלטה מקצועית עוברת לאיש מקצוע במשרד, עם כל ההקשר מהשיחה.

  • לא. המערכת משלימה את מה שאתם כבר עובדים איתו, עודכנית, קליגל או Law One. תיקים חדשים נמשכים ממנה פעם ביום, מסמכים שאושרו נדחפים אליה, ובסגירת התיק היא נשארת הארכיון ומקור האמת. ניהול שעות, גבייה וכל השאר נשארים שם.

  • מחשבון WhatsApp Business של המשרד, ממספר אחד. זה יכול להיות המספר הראשי או מספר ייעודי. ההודעה הראשונה מסבירה ללקוח איך תתנהל ההתקשרות ומאפשרת לו לבקש טיפול טלפוני.

  • לפני העלאת מסמך המערכת מוודאת התאמה בין מספר הטלפון לתעודת הזהות הרשומה בתיק. כל פעולה נרשמת ביומן פעולות שלא ניתן למחוק.

  • זה נדיר, אבל קורה. התיק מסומן לטיפול ידני, המשרד סורק ומעלה עבורו, וסטטוס התיק מתנהל באותו מקום כמו כל תיק אחר.

  • כן, במסך תהליכי העבודה. שינוי חל על תיקים חדשים, ותיקים פעילים ממשיכים בתהליך שאיתו נפתחו, כדי שאף לקוח לא יקבל בקשות סותרות.

שיחת ייעוץ חינם

בואו נבנה את הסוכן שלכם

ספרו לנו קצת על העסק ונחזור אליכם לשיחה. נגיע עם תוכנית ממוקדת: מה הסוכן יעשה, לאילו מערכות יתחבר ואיך הוא ישפיע על המכירות.

מה תקבלו בשיחה

  • מיפוי של תהליכי הלידים והשירות אצלכם
  • דמו חי של סוכן בתעשייה שלכם
  • תוכנית הקמה והצעה מותאמת — בלי התחייבות

מעדיפים לדבר עכשיו?

כתבו לסוכן שלנו בוואטסאפ
באילו ערוצים?

הפרטים ישמשו ליצירת קשר ולתיאום השיחה, ויועברו לספקים שמסייעים לנו בכך. אינכם חייבים למסור אותם, אבל בלעדיהם לא נוכל לחזור אליכם. פרטים וזכות לעיון ולתיקון במדיניות הפרטיות.

מעדיפים לבחור זמן בעצמכם?

תעשיות נוספות

עובדים גם ב…

הליד הבא שלכם כבר מקליד.

תנו לו תשובה תוך שניות — בקול של העסק שלכם.

לתיאום שיחת ייעוץנסו את הסוכן בוואטסאפ

גלו איפה פניות נעצרות

לתיאום שיחת ייעוץ